Motivaatiomiehen parhaat produktiivisuusvinkit

Produktiivisuuden ja tehokkuuden lisäämisessä on kyse jonkin asian tekemisestä lyhemmässä ajassa ja paremmin kuin aiemmin. Oli kyseessä esseen kirjoitus, sähköposteihin vastaaminen tai kodin siivoaminen, samat periaatteet tehokkuuden lisäämiseksi pätevät kaikissa. Se missä erot tulevat ilmi, on ihmisten välillä. Jotkut meistä toimivat erinomaisesti ennakoiden tehtäviä, kun taas toiset loistavat paineen alla juuri ennen aikarajan sulkeutumista.

Yleisellä tasolla produktiivisuus koostuu kolmesta pääelementistä:

  1. Ajanhallinta
  2. Häiriötekijöiden hallinta
  3. Energianhallinta

Kaikki kolme ovat sidoksissa toisiinsa. Produktiivisuuteen liittyy läheisesti kontrolli, ja siihen keskittyvä aikaisempi artikkeli kannattaa lukaista, jos haluaa hieman syväluotaavamman ymmärryksen kontrollin lisäämisestä omassa elämässä.

Seuraavaksi käydään läpi kaikki kolme pääelementtiä, ja lopuksi listaan muutaman huippusovelluksen produktiivisuuden kasvattamiseksi.

Ajanhallinta

Ajanhallinnan tärkeys produktiivisuuden lisäämisessä liittyy erityisesti siihen, että tiedostaa kuinka kauan aikaa tietyn asian suorittamiseen menee ja kuinka paljon aikaa siihen itselleen antaa. Tim Ferriss kirjoittaa kirjassaan Neljän tunnin työviikko siitä, kuinka tietyt ihmiset jättävät aina kaiken viimetinkaan ja onnistuvat silti saamaan loistavia tuloksia. Syy tähän on siinä, että viime tinkaan jättäminen pakottaa keskittymään työhön, jos aikaraja on tulossa nopeasti vastaan. Häiriötekijät vähenevät, sillä paine saada projekti tehtyä loppuun vie pois kiusauksen esim. selata Facebookia.

Tämä toimii osalle meistä. Toisille taas lähestyvä aikaraja voi johtaa paniikkiin ja kyvyttömyyteen saada mitään aikaan. Näiden ihmisten kannattaa lähtökohtaisesti suunnitella työskentelynsä siten, että asiat ovat valmiina reilusti ennen aikarajaa. Toisaalta myös viime tinkaan jättämisen kokeileminen voi toimia varsinkin, paine johtaa keskittymiseen ja laadukkaaseen työnjälkeen. On siis aika valita ajanjärjestelymetodi.

Ajanjärjestelymetodit

Ajanjärjestelymetodeja on monia joten juuri itselle sopivan oman löytämiseksi kannattaa rohkeasti kokeilla useita eri vaihtoehtoja. Tässä ovat listattuna viisi mitkä olen itse havainnut toimivimmiksi.

Pomodoro

Pomodorometodi on erinomainen valinta esimerkiksi pitkiin itsenäisesti tehtäviin projekteihin. Se on Francesco Girillon kehittämä ajanjärjestämismetodi, jossa ideana on tehdä 25 minuuttia töitä, jonka jälkeen levätään viisi minuuttia ja jatketaan uudella 25 minuuttisella. Neljän 25 minuutin session jälkeen pidetään hieman pidempi tauko, esimerkiksi 20 minuuttia. Taukojen aikana ei tehdä lainkaan töitä, kun taas 25 minuuttisten jaksojen aikana häiriötekijät pidetään kokonaan poissa (tästä alempana lisää).

50/10/50/30  

Toinen versio samantyylisestä ajanjärjestelymetodista on tehdä töitä 50 minuuttia, levätä 10, työskennellä toiset 50 ja pitää tämän jälkeen 30 minuuttia taukoa. Tämä tekniikka on mm. Massachusetts Institute of Technologyn ohjeissa heidän opiskelijoilleen.

Olen itse havainnut tämän toimivammaksi pomodoroon verrattuna, sillä siinä työtahti ei katkea niin usein ja pysyn näin ollen paremmin ”flow”-tilassa.

Viulunsoittaja

Kolmas ajanjärjestelymetodi mitä kannattaa kokeilla on niin sanottu viulunsoittaja. Tämä metodi jakaa työn 90 minuutin jaksoihin, joiden välissä pidetään 20-45 minuutin tauko. Tony Schwartz kirjoittaa Harvard Business Reviewissäkuinka tarpeellista lepo on produktiivisuuden lisäämisessä. Hän viittaa tutkimukseen, jossa huippuviulistit nukkuivat vähintään 8 tuntia yössä ja tekivät töitä vain noin 4,5 tuntia päivässä 90 minuutin jaksoissa, pysyen silti aivan alansa kärkikaartissa.  

Syy tämän ja kaikkien muidenkin ajanjärjestelytekniikoiden toimivuuteen löytyy vähenevän tuoton periaatteesta. Vähenevän tuoton periaatteen mukaan, tehtyäsi, enemmän ja pidempään töitä ilman lepotaukoja, tehokkuus ja tuotto laskee.

HOX! Muista myös pitää tauot taukoina. Tauolla ei vastata sähköposteihin, eikä tehdä mitään työn alla olevaan tehtävään liittyvää.

Neljän tunnin työviikko

Tim Ferrisin Neljän tunnin työviikko -ajanjärjestelymetodi kehottaa heittämään ajanhallinan roskiin. Karkeasti kuvailtuna hän ohjeistaa asettamaan tietyn aikarajan päivälle, mihin mennessä jokin tehtävä tulle olla tehty, ja jos se jostain syystä ei ole silloin valmis, niin sen jälkeen sitä ei saa enää tehdä. Idea on asettaa tehtävien suorittamiselle rajattu aika,joka luo paineen niiden suorittamiselle ja keskittää ajatukset pitäen häiriötekijät sivussa.

ViimeTinka

ViimeTinka on kaikkien riskinottajien suosikki. Siinä idea on sama kuin Neljän tunnin työviikko kirjassa, mutta siinä ajoitetaan kaikki työnteko aivan aikarajan loppuun. Tämä toimii jälleen luomalla painetta ja fokusta pitäen häiriötekijät poissa, mutta vaatii onnistuakseen tottumista, valmistautumista ja hyvä ymmärrystä omista kyvyistään. Tämä on tärkeää, jotta vältytään epämiellyttäviltä yllätyksiltä (esim. “hups, väärä esseekysymys!”) juuri ennen aikarajan loppua.

Hyötynä tässä tekniikassa on tietenkin se, että se antaa huomattavan määrän vapaa-aikaa keskittäen työnteon lyhyisiin ja intensiivisiin, joskin joskus stressaaviin sessioihin.

Häiriötekijöiden hallinta

Työtoverit, opiskelukaverit, sähköposti, puhelin, SOME, ja Internet ovat tärkeimpiä tukipilareita työskentelyssä, tiedonhankinnssa, avunsaannissa ja palautteen antamisessa. Ne saattavat myös olla pahimpia häiriötekijöitä silloin kun sinun pitäisi keskittyä. Häiriötekijöiden hallitsemisessa kaiken A ja O on osata sanoa EI edellä mainituille asioille ja ihmisille. Alla muutama metodi tässä onnistumiseen:

  • Kouluta työtoverisi ottamaan sinuun yhteyttä vain tiettyyn aikaan päivästä, ellei asia ole äärimmäisen vakava.
  • Työskentele ja opiskele yksin silloin kun teet jotain tiettyä tehtävää tai projektia, kuten esseetä tai blogikirjoitusta.  Ryhmätyö ja ryhmätenttaaminen on erittäin tehokasta ja monesti jopa pakollista, mutta muista myös, että kahvitauot ja lounaat kavereiden kanssa venyvät helposti liian pitkiksi ja rikkovat näin oman aikataulusi.
  • Lue ja vastaa sähköposteihin vain niille tarkoitetulla ajalla ja sulje ilmoitukset puhelimesta ja selaimesta. Vara niille kalenteristasi esimerkiksi 10-20 minuuttia työpäivän alkuun, 10-20 minuuttia lounaan jälkeen ja 10-20 minuuttia päivän päätteeksi. Näin työsi ei keskeydy uuden informaation tai tehtävän takia, ja pysyt silti hyvin kärryillä tarkastamalla viestisi joka kolmas tunti. Tämä ei tarkoita pikaviestinnän poistamista jos työsi sitä vaatii. Et tule todennäköisesti jäämään mistään paitsi sillä jos ihmiset oikeasti tarvitsevat yhteyden sinuun he soittavat.
  • Sulje tai laita puhelin lentokonetilaan ellet ole työssäsi positiossa, jossa sinun pitää olla aina tavoitettavissa. Opiskellessa tämä on ehdoton ratkaisu.
  • Selaa SOMEa vain kello 8:30  ja 9 välillä. Puoli tuntia päivässä eikä sen enempää. Tämä ei tarkoita ettet vastaisi messenger-viesteihin vaan sitä, ettet selaa Facebookia ja Instagramia jatkuvasti.
    • Erinomainen työkalu Facebookin valjastamiseen on KillNewsFeed – lisäosa Chrome-Selaimeen. Tämän lisäosan avulla pääset eroon kaikesta turhasta, sillä jatkossa newsfeedin kohdalla lukee ainoastaan lause ”Don’t get distracted by Facebook!”.
  • Työskentele Offline-tilassa jos mahdollista. Tämä vinkki liittyy läheisesti myös materiaalihallintaan. Jos sinun on mahdollista työskennellä ilman jatkuvaa Internet-yhteyttä, niin lataa tarvittavat akateemiset artikkelit tai informaatio koneellesi ja sulje WiFi/vedä ethernetkaapeli irti.
  • Kuuntele musiikkia tai laita korvatulpat korviin työnteon ajaksi. Toiset tykkäävät työskennellä musiikin kanssa, toiset eivät. Itse kuuntelen eeppistä elokuvamusiikkia tai live-taltiointeja kirjoittaessa mutta lukiessa valitsen monesti MyNoise-sivustolta jonkin äänimaailman (esim. ukkosmyrsky, aaltojen osuminen rantaan ym.) hiljentämään ulkoiset äänet.

Energianhallinta

Viimeisimpänä, muttei vähäisimpänä vuorossa energianhallinta. Laadukas uni, hyvä ruokavalio ja aktiivinen liikunta takaavat hyvän perustan tehokkaalle työskentelylle.

Lepo

Sanonta: ”paras produktiivisuuskikka on nukkua kahdeksan tuntia”, pitää ehdottomasti paikkansa. Tähtää kahdeksaan tuntiin, jos  vain mahdollista. Mikäli aikataulusi ei jousta, lisää päiväunet lounaan jälkeen kalenteriisi. Power-napit kannattaa myös ajoittaa valitsemasi ajanjärjestelymetodin mukaan. Itse olen monesti omistanut ainakin yhden 30min tauon 50/10/50/30 -metodia käyttäessä päiväunille. Kokeilunhaluisimmat testaavat Everyman tai Uberman metodia, joissa uni jaetaan pienempiin osiin ympäri päivän.

Unenlaadun parantamisesta enemmän kiinnostuneita suosittelen tutustumaan Biohakkerien Uni käsikirjaan joka sisältää erinomaisia vinkkejä paremman unen saavuttamiseksi ja on ilmaiseksi ladattavissa heidän sivustoltaan. 

Ruokavalio

Ruokavalio on produktiivisuuden suhteen avainasemassa. Esimerkiksi syömällä kevyen lounaan noutopöydän jättiannoksen sijaan et joudu kokemaan verensokerin romahtamista ja väsyneisyyttä, ja olet huomattavasti tehokkaampi. Annoskokoa lounaalla pienentämällä voit parantaa produktiivisuuttasi helposti sekä ravitsemallasi aivoja hyviä rasvoja sisältävillä ruoilla kuten avocadolla, pähkinöillä tai kalalla. Fitness, ja ravintoexpertti Ben Greenfield suosittelee syömään rasvaista kalaa, lihaa, jogurttia tai kananmunia joka päivä jotta aivot pysyvät ravittuna. Hänen 12 osainen listansa aivotoimminnan tehostamiseksi on suositeltavaa lukemista kaikille produktiivisuudesta kiinnostuneille.

Liikunta

Liikuntaa voi käyttää produktiivisuuden lisäämiseen monella tavalla:

  • Taukoliikunta auttaa pysymään virkeänä läpi työpäivän kiihdyttäen aineenvaihduntaa ja piristämällä pöydän ääressä istuvaa. Kokeile punnerruksia, kävelylenkkiä tai syväkyykkyjä ajanjärjestelymetodisi suomilla tauoilla.
  • Aamutreeni herättää pienemmänkin yöunen jälkeen tehokkaasti antaen loistavan alun päivään.
  • Seisova työ ei varsinaisesti ole liikuntaa, mutta on erittäin hyvä tapa lisätä tehokkuutta. Se sisältää monta muutakin hyötyä. Seistessä:
    • Kulutat enemmän kaloreita
    • Verenkierto toimii paremmin ilman jumiutunutta selkää
    • Pitkässä juoksussa estät epäterveen ryhdin muodostumisen ja ryhdin ylläpitoon liittyvien lihasten surkastumisen
    • Pysyt paremmin hereillä kuin istuessa, etkä nukahda pöydän ääreen niin helposti.

Parhaimmat sovellukset produktiivisuuden lisäämiseen

Momentum: erinomainen välilehtilisäosa selaimeen, joka muistuttaa mikä päivän fokuksesi on kauniin kuvan ja motivaatiolauseen avulla.

f.lux, Iris & Twilight:  PC, Mac, iOS ja Android – sovellukset, joilla pystyy lämmittämään ja himmentämään automaattisesti näytön väriä simuloimaan auringonlaskua ja helpottamaan näin ollen unensaantia.

Kill News Feed: Selainlisäosa, joka tappaa Facebookin Nwsfeedin ja Trending-uutiset.

RescueTime: Ohjelma ja selainlisäosa, joka kertoo mihin käytät päivässä aikasi.

 

Mainokset

2 vastausta artikkeliin “Motivaatiomiehen parhaat produktiivisuusvinkit

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s